Oleh: Wulan Trisna
Perusahaan yang menggunakan surat bisnis sebagai salah satu alat komunikasi dalam berbisnis akan terlihat lebih profesional. Tanpa surat bisnis, suatu perusahaan bisa saja dianggap tidak sopan saat mengundang atau mengadakan acara atau pertemuan dengan pihak-pihak bersangkutan. Nah, itulah mengapa surat bisnis memegang peran penting untuk menjaga kredibilitas perusahaan. Sesungguhnya, apa itu surat bisnis? Daripada semakin penasaran, yuk simak ulasan berikut ini!
Apa itu Surat Bisnis?
Business letter atau surat bisnis adalah jenis surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berbagai tujuan bisnis. Tujuan penggunaan surat bisnis juga beragam, mulai dari pernyataan, kesepakatan, undangan, informasi, dan sebagainya.
Surat bisnis biasanya dibuat oleh perusahaan dan dikirimkan kepada perusahaan lain, klien, stakeholder. Selain itu, surat bisnis juga bisa digunakan oleh sesama individu untuk korespondensi dan memperlihatkan profesionalitas dalam dunia kerja. Surat bisnis bisa mendatangkan manfaat berupa mempererat hubungan pihak pembuat dengan klien, stakeholder, perusahaan lain hingga pelanggan. Walaupun surat bisnis dapat dikirim melalui pesan elektronik, surat kertas masih dibutuhkan oleh perusahaan, biasanya untuk kepentingan verifikasi, referensi, surat pernyataan, dan sejenisnya.
Baca juga: Apa Itu MoU? Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Contohnya
Jenis Surat Bisnis
1. Formal
Surat bisnis formal biasanya ditujukan untuk kepentingan atau korespondensi yang bersifat formal. Contohnya, surat membuat perjanjian dengan klien, tentu saja membutuhkan surat bisnis sebagai pernyataan resminya. Selain itu, surat bisnis formal juga digunakan untuk menyelesaikan berbagai persoalan serta saat meminta laporan penjualan. Dikarenakan sifatnya yang formal, surat bisnis jenis ini membutuhkan penggunaan kop surat, cap, dan lain-lain di dalamnya.
2. Informal
Surat bisnis informal adalah kebalikan dari surat bisnis formal. Surat bisnis informal bersifat kasual dan tidak terlalu kaku. Jenis surat ini biasanya digunakan untuk meminta referensi kerja, ucapan terima kasih, penilaian karyawan, dan lain-lain. Walaupun bersifat lebih santai, penulisan surat bisnis informal juga harus tetap memperhatikan etika dan kelengkapan bagian-bagian di dalamnya. Surat bisnis informal juga dapat dikirim melalui pesan elektronik.
Baca juga: Proposal Bisnis? Tujuan, Fungsi, Cara Membuat dan Contoh
Fungsi Surat Bisnis
Surat bisnis memiliki berbagai fungsi lho! Apa saja fungsi surat bisnis?
1. Selaku Duta atau Perwakilan Pengirim Pesan
Surat bisnis berperan sebagai pembawa pesan dari pengirim kepada penerima. Oleh karena itu, surat bisnis disebut juga sebagai wakil dari pengirim pesan. Pengirim pesan harus mencermati berbagai kaidah penting dalam penulisan sebuah surat bisnis, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan jelas.
2. Perlengkapan untuk Mengantarkan Maksud atau Tujuan
Surat bisnis adalah perlengkapan untuk mengantarkan pemberitahuan, permintaan, permohonan, hingga ide-ide yang berkaitan dengan urusan bisnis. Contoh: surat pemesanan produk, surat permintaan data produk baru, surat penawaran produk baru, surat penerimaan, surat penagihan, surat penolakan, dan surat pangaduan.
3. Alat Bukti Tertulis
Surat bisnis adalah dokumen tertulis sebagai bukti adanya aktivitas bisnis. Misalnya, surat perintah kerja, surat perjanjian jual beli, surat kerja sama, surat fakta ciri terima, dan faktur.
4. Alat Pengingat
Surat adalah dokumen penting yang perlu dijaga dan diarsipkan. Adakalanya surat-surat tersebut dibutuhkan kembali dalam kasus tertentu.
5. Bukti Sejarah
Surat-surat bisnis juga dilengkapi dengan tanggal atau kronologi aktivitas bisnis. Contoh: surat izin pendirian usaha, surat penggabungan usaha, dan sebagainya.
6. Pedoman Kerja
Aktivitas bisnis di suatu perusahaan juga dapat berpedoman pada surat-surat bisnis. Misalnya, surat keputusan serta surat perintah (instruksi kerja) yang berlaku sebagai pedoman atau acuan untuk melakukan pekerjaan di perusahaan.
Baca juga: Mengenal Lisensi Bisnis: Manfaat, Jenis, Kelebihan, dan Kekurangan
Komponen Surat Bisnis
Nah, kamu pasti penasaran apa saja isi atau komponen surat bisnis. Penting bagi kamu untuk mengetahui komponen-komponen yang terkandung dalam surat bisnis dengan baik dan benar. Secara umum, komponen-komponen dalam surat bisnis adalah:
1. Kop Surat
Kop surat adalah bagian wajib dalam surat bisnis. Setiap perusahaan tentu memiliki kop surat yang berbeda-beda. Tujuan penggunaan kop surat adalah mengidentifikasi instansi pengirim surat tersebut. Informasi yang biasanya dicantumkan dalam kop surat, di antaranya: nama perusahaan, alamat email, logo bisnis, nomor kontak, nomor kantor pos, dan lain-lain.
2. Tanggal
Surat bisnis wajib memasukkan tanggal pembuatan surat agar penerima mengetahui periode berlakunya informasi di dalam surat. Selain itu, tanggal surat juga merupakan catatan historis aktivitas bisnis pihak pengirim.
3. Informasi Penerima
Sebuah surat sudah sepatutnya mencantumkan informasi penerima surat. Apabila surat bisnis tidak menuliskan nama penerima, lalu kepada siapa surat tersebut seharusnya tertuju? Otomatis surat bisnis tidak akan terkirim. Setidaknya terdapat nama penerima, jabatan, perusahaan, dan alamat perusahaan penerima.
4. Salam
Pada dasarnya, salam adalah pembuka surat bisnis. Sapaan yang lumrah digunakan dalam surat bisnis, seperti Dear Mr/Mrs. (nama penerima) atau menggunakan sapaan lainnya.
5. Body atau Isi Surat
Surat bisnis umumnya dapat dibuat dalam tiga paragraf, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Paragraf pembuka berisi penjelasan mengapa surat tersebut dikirim. Paragraf isi memuat informasi penunjang, seperti tempat undangan, tanggal, jam, dan lain-lain. Lalu, paragraf penutup berisi kata-kata yang menunjukkan pengirim menunggu balasan dan mengucapkan terima kasih.
6. Tanda Tangan
Pada bagian akhir surat bisnis dibubuhi tanda tangan beserta nama terang pengirim.
Baca juga: Apa Itu Transformasi Bisnis? Pengertian, Alasan, Tahapan, dan Manfaat
Penutup
Demikianlah rangkuman singkat mengenai apa itu surat bisnis, jenis, fungsi, dan komponennya. Surat bisnis adalah salah satu media komunikasi bisnis antara individu atau perusahaan dengan pihak penerima. Di era digital, surat bisnis bisa dikirim melalui pesan elektronik. Meskipun demikian, masih terdapat berbagai kepentingan yang mengharuskan surat dikirim dalam bentuk fisik atau kertas.
Baca juga: Bisnis Network Marketing: Bisnis Menjanjikan di Masa Depan
