Memahami Business Process atau Proses Bisnis

Oleh: Wulan Trisna

Tujuan akhir bisnis bagi setiap wirausahawan adalah keberhasilan atau keuntungan bisnis. Satu langkah saja keliru akan menjadi masalah besar yang mungkin menghabiskan banyak biaya untuk memperbaikinya. Itulah mengapa dikatakan bahwa tidak ada bisnis tanpa risiko. Namun, risiko dapat diprediksi dan diminimalkan apabila dilakukan perencanaan serta perancangan proses bisnis agar seluruh alur dapat dilewati dengan lancar. Bisnis tidak bisa hanya berorientasi pada output dan outcome, proses bisnis adalah tahapan demi tahapan yang tidak kalah penting untuk diperhatikan. Mau tahu lebih banyak tentang proses bisnis? Berikut adalah definisi business process beserta jenis, cara analisis, dan manfaatnya. Yuk disimak!

Definisi Business Process

Dalam setiap kegiatan organisasi atau perusahaan pasti ada tujuan utamanya. Untuk mencapai tujuan tersebut, dibutuhkan strategi dan proses bisnis dalam perjalanannya. Proses bisnis adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan secara terstruktur dan saling terkait demi menghasilkan produk dan layanan atau menemukan penyelesaian dari suatu masalah bisnis. Setiap stakeholder atau pemangku kepentingan melakukan tugas sesuai dengan spesialisasi masing-masing untuk mencapai tujuan konkret.

Apakah proses bisnis di suatu perusahaan sama dengan perusahaan lainnya? Tentu saja tidak. Setiap lini bisnis dan perusahaan dapat menerapkan proses dan alur masing-masing sesuai dengan karakteristik industri atau bidang maupun budaya perusahaan. Akan tetapi, walaupun praktiknya berbeda-beda, maksud dan tujuan adanya proses bisnis tetaplah sama. Analisis proses bisnis biasanya dilakukan dengan membuat pemetaan proses dan subproses di dalamnya secara detail. Hal ini bertujuan untuk mendefinisikan tingkatan aktivitas atau kegiatan yang dimuat di dalamnya.

Baca juga: Sukses Memulai Bisnis

Karakteristik Proses Bisnis

Sesuai yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa proses bisnis mungkin saja berbeda-beda. Namun, ada beberapa karakteristik umum yang berlaku pada setiap proses bisnis. Apa itu?

1. Definitif, yaitu memiliki batasan, masukan, dan keluaran yang jelas.
2. Urutan, yaitu terdiri dari aktivitas yang berurutan sesuai dengan waktu dan ruang.
3. Pelanggan, yaitu adanya penerima hasil proses.
4. Nilai tambah, yaitu transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
5. Keterkaitan, yaitu harus terkait dalam suatu struktur organisasi atau tidak bisa berdiri sendiri.
6. Fungsi silang, yaitu mencakup beberapa fungsi.

Baca juga: Inilah Arti Kompetitor dalam Bisnis dan Tips Menghadapinya

Jenis-jenis Proses Bisnis

Ternyata ada beberapa jenis proses bisnis lho!

1. Proses Utama

Proses utama adalah proses fundamental dari sebuah bisnis, di mana perusahaan mengirimkan produk akhir kepada pelanggan. Setiap langkah yang terjadi dalam proses ini menyebabkan penambahan nilai pada penawaran akhir.

2. Proses Dukungan

Proses dukungan tidak menyebabkan penambahan nilai pada produk akhir secara langsung. Namun, proses dukungan membuat lingkungan untuk proses utama agar dapat beroperasi secara efektif dan efisien. Disebut proses dukungan karena mendukung operasi sehari-hari suatu organisasi atau perusahaan.

3. Proses Manajemen

Proses manajemen adalah proses yang mengatur operasi, tata kelola perusahaan, dan manajemen strategis. Selama proses ini ditetapkan tujuan dan standar yang mengarah pada kerja proses primer dan pendukung yang efektif dan efisien. Selain perencanaan, proses manajemen juga melibatkan pemantauan dan pengendalian proses bisnis lainnya. Proses manajemen diterapkan untuk mengelola bisnis melalui perencanaan strategis, perencanaan taktis, dan operasional.

Baca juga: 7 Cara Membangun Mitra Bisnis

Manfaat Proses Bisnis

1. Membantu perusahaan dalam melihat gambaran bisnis secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time.
2. Menyediakan laporan aktual yang menggambarkan kondisi perusahaan.
3. Memberikan nilai kompetitif bagi persaingan bisnis yang semakin kompleks dalam perkembangan pasar yang bergerak dengan sangat cepat.
4. Mempercepat proses evaluasi informasi untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara tepat.
5. Mempercepat respons perusahaan terhadap tantangan bisnis yang tidak terduga.
6. Meningkatkan daya deteksi perusahaan terhadap peluang-peluang bisnis baru dan pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor.
7. Mengutamakan pendeteksian masalah secara dini sehingga terhindar dari sifat reaktif, umumnya dari kompetitor yang menyebabkan perusahaan menjadi kontraproduktif.

Baca juga: Tips Menemukan Mentor Bisnis yang Tepat

Cara Menganalisis Proses Bisnis

Berikut adalah beberapa cara untuk menganalisis proses bisnis

1. Menentukan Bagaimana Proses Bisnis Diciptakan

Penting untuk mempelajari apa yang menjadi ruang lingkup dari proses yang dianalisis. Contohnya, proses pembelian, maka pelajari alur proses pembelian mengenai apa saja barang yang harus dibeli, siapa yang menjadi suplier, bagaimana distribusinya, dan lain sebagainya. Apa saja subprosesnya?

• Analisis kebutuhan barang tahunan
• Persetujuan budget atau approval budget
• Seleksi vendor atau suplier
• Proses pembelian
• Proses pembayaran
• Proses penerimaan barang

Disarankan untuk membuat subproses yang spesifik dan detil sehingga analisis atau perbaikan proses menjadi lebih mudah di masa mendatang.

2. Dokumentasikan Proses Bisnis

Salah satu cara untuk mendokumentasikan langkah-langkah dalam proses bisnis adalah dengan dengan menggunakan flowchart atau diagram alir. Penggunaan flowchart dapat memusahkan penelusuran alur proses, penanggung jawab, dan bagian yang berkaitan dengan proses tersebut. Misalnya, pada proses pembelian akan berhubungan dengan vendor, bagian keuangan perusahaan maupun bagian gudang atau logistik.

Proses bisnis terdiri dari 2 bagian, yaitu:

• Input (masukan) – aset yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan dan laba, seperti: material, perlengkapan, tenaga kerja, energi, dan lainnya.
• Output (keluaran) – produk fisik atau jasa

Proses input dan output harus dilakukan secara efisien. Berikut adalah contoh kasus untuk menggambarkannya.

Proses bisnis pada toko kue

• Input: tenaga kerja, peralatan, bahan-bahan kue
• Output: kue yang enak dan murah
• Proses yang efisien: toko dibuka dan pelanggan datang memesan kue yang enak, harga murah, dan waktu penyajiannya cukup singkat.
• Proses yang tidak efisien: pemborosan bahan kue sehingga tidak bisa dijual dengan harga murah, takaran kurang tepat sehingga kue menjadi tidak enak, dan pelayanan lambat sehingga pelanggan kecewa.
• Penyebab masalah tersebut adalah pekerja yang tidak ahli dan metode penanganan pelanggan tidak tepat. Proses bisnis yang baik memiliki skala prioritas, mendahulukan proses mana yang urgent atau perlu segara diperbaiki dan tidak urgent.

Baca juga: Mengenal Lisensi Bisnis: Manfaat, Jenis, Kelebihan, dan Kekurangan

Manajemen Perencanaan Produksi

Demikianlah penjelasan tentang definisi business process beserta jenis, cara analisis, manfaat, dan cara analisis-nya. Dapat disimpulkan bahwa proses bisnis sangat penting untuk memberikan gambaran pelaksanaan bisnis di masa depan. Proses bisnis juga mempersiapkan pengusaha akan risiko yang mungkin terjadi selama bisnis berjalan. Dalam proses bisnis, manajemen perencanaan produksi adalah salah satu tahap yang begitu krusial. Oleh karena itu, seorang pengusaha perlu memiliki pengetahuan tentang perencanaan produksi, jenis-jenis perencanaan produksi, dan cara yang benar dalam menghitung waktu produksi. Yuk cari tahu cara perencanaan produksi secara lebih eksklusif.

Ikuti kelas: Manajemen Perencanaan Produksi